Le déploiement de la DSN s’est fait selon un calendrier progressif et avec un enchaînement des phases : DSN « phase 1 », « phase 2 » et « phase 3 » (c. séc. soc. art. L. 133-5-3 ; loi 2012-387 du 22 mars 2012, art. 35 modifiée par ordonnance 2015-682 du 18 juin 2016, JO du 19 ; décret 2016-611 du 18 mai 2016, JO du 19).

La réglementation prévoit que la DSN est devenue obligatoire pour tous les employeurs, dans le régime général, depuis les payes de janvier 2017 (à souscrire en février 2017) et le sera, au plus tard, dans le régime agricole, pour les payes d’avril 2017 (DSN à souscrire en mai 2017). Néanmoins, compte tenu des difficultés rencontrées par certaines entreprises pour entrer en DSN « phase 3 », le GIP net-entreprises a admis les tolérances suivantes (www.dsn-info.fr) :

La DADS subsiste comme « roue de secours » de la DSN (voir ci-après).

La DSN se substitue aux déclarations et formalités suivantes (c. séc. soc. art. R. 133-14, IV) :

À une date fixée ultérieurement par arrêté et, au plus tard, le 11.01.2018, la DSN remplacera la déclaration des effectifs destinée à l’URSSAF (décret 2016-1567 du 21 novembre 2016, art. 8-III).

Pour la CVAE, les employeurs restent tenus d’adresser l’actuelle déclaration des effectifs (1330-CVAE) au service des impôts dont relève leur principal établissement jusqu’à une date fixée par arrêté, et au plus tard jusqu’au 1.01.2022 (décret du 21 novembre 2016, art. 8-IV).

À terme, d’autres déclarations devraient être intégrées à la DSN (ex : déclarations à la CCVRP, déclaration annuelle relative à l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés).

Déclaration mensuelle – Les employeurs de salariés ou assimilés déposent sur « net-entreprises.fr » mensuellement une DSN établissant pour chacun des salariés ou assimilés (c. séc. soc. art. L. 133-5-3) :

La DSN comporte également la déclaration d’un certain nombre d’événements (c. séc. soc. art. R. 133-13, I) :

Dématérialisation – L’employeur transmet la DSN sous forme électronique par échanges de données informatisées (dépôt de fichiers ou EDI de machine à machine) sur un point de dépôt unique (www.net-entreprises.fr ou, pour les entreprises agricoles, www.msa.fr) (c. séc. soc. art. R. 133-13, II et III).

Après réception de la transmission dématérialisée de la déclaration, le point de dépôt doit délivrer à l’employeur un certificat de conformité pour chaque déclaration transmise. Ce certificat précise que la DSN est conforme à la norme d’échanges. À défaut, l’employeur est informé des anomalies ou données manquantes dans la déclaration transmise.

La délivrance du certificat ne fait pas obstacle aux demandes, effectuées auprès de l’employeur par les organismes, les administrations ou les salariés, de rectifier ou de mettre à jour les données inexactes ou incomplètes dans la DSN du ou des mois suivants (c. séc. soc. art. R. 133-13 dernier al.).

Date de déclaration – La DSN doit être déposée au cours du mois suivant la période d’emploi rémunérée (c. séc. soc. art. R. 133-14, I, al. 1, renvoyant à R. 243-6) :

L’échéance du 15 concerne donc, en particulier, les employeurs payant les cotisations le 15 du mois ainsi que les employeurs « trimestriels ».

Si le délai imparti pour effectuer la DSN expire un jour férié ou non ouvré, il est prorogé jusqu’au jour ouvrable suivant.

Déclaration anticipée – La date de dépôt de la DSN doit être anticipée dans certains cas. Certains événements doivent être signalés dans le cadre d’une procédure spécifique dans un délai de 5 jours ouvrés (c. séc. soc. art. R. 133-14, I al. 2 ; arrêté du 2 juillet 2013, JO du 10) :

Si l’un de ces événements intervient entre le 1^er et le 14 du mois civil inclus, et que le délai de 5 jours ouvrés prévu pour le déclarer expire avant le 15, un délai particulier de transmission de la DSN mensuelle est prévu. Dans ce cas, la DSN relative aux rémunérations du mois civil précédant celui au cours duquel l’événement est intervenu doit être transmise dans le même délai que celui fixé pour la transmission de l’événement (c. séc. soc. art. R. 133-14, I, al. 2), c’est-à-dire dans les 5 jours ouvrés.

Cette règle conduit à anticiper la date d’échéance de la DSN pour les employeurs dont la date d’échéance de la DSN est fixée au 15 et qui ont à déclarer un des événements précités survenus en début de mois (avant le 15).

Articulation avec la date d’exigibilité des cotisations – Les dates d’exigibilité des cotisations URSSAF* ont été adaptées pour être compatibles avec les dates de transmission de la DSN, sachant que des règles transitoires d’exigibilité ont été prévues pour des cas particuliers (décalage de la paie, très petites entreprises).

Mois au cours duquel l’événement est intervenu – Les événements qui figurent dans la DSN doivent, en principe, être déclarés au plus tard en même temps que la déclaration relative au mois au cours duquel l’événement est intervenu (c. séc. soc. art. R. 133-14, II, al. 1).

Cas de déclaration dans les cinq jours ouvrés – Doivent être déclarés dans un délai fixé par arrêté qui ne peut pas excéder 5 jours ouvrés (c. séc. soc. art. R. 133-14, II, al. 2 ; arrêté du 2 juillet 2013, JO du 10) :

Les signalements d’événements doivent être adressés dans les 5 jours ouvrés suivant la connaissance de l’arrêt de travail ou la survenance de la fin du contrat de travail. Toutefois, le signalement des arrêts de travail des salariés des entreprises qui pratiquent la subrogation en matière d’indemnités journalières peut être transmis simultanément à la DSN du mois au cours duquel l’arrêt est survenu.

Exceptions à la déclaration dans les cinq jours – L’événement peut être déclaré en même temps que la DSN du mois au cours duquel il est intervenu dans les hypothèses suivantes (c. séc. soc. art. R. 133-14, II, al. 3 à 5) :

Pour les fins de contrat, « une exception à l’exception » est prévue : le salarié peut demander que l’envoi de la DSN ait lieu dans les 5 jours ouvrés (c. séc. soc. art. R. 133-14, II, al. 6).

Absence ou retard de déclaration, omissions – Les entreprises qui ne produisent pas la DSN dans les délais prescrits sont passibles d’une pénalité de 1,5 % du plafond mensuel de sécurité sociale par salarié (et assimilé), soit 49,03 € en 2017.

Cette pénalité s’applique pour chaque mois ou fraction de mois de retard. Elle est calculée en fonction de l’effectif connu ou transmis lors de la dernière déclaration produite par l’employeur.

Dans l’hypothèse où le défaut de production n’excède pas 5 jours, la pénalité est plafonnée par entreprise à 150 % du plafond mensuel de sécurité sociale en vigueur (soit 4 903,50 € en 2017). Ce plafonnement n’est applicable qu’une seule fois par année civile.

La même pénalité s’applique en cas d’omission de salariés ou assimilés (c. séc. soc. art. R. 133-14, III).

Inexactitude des rémunérations déclarées – L’employeur qui déclare des rémunérations inexactes ayant pour effet de minorer le montant des cotisations dues encourt une pénalité de 1 % du plafond mensuel de sécurité sociale par salarié et assimilé (32,69 € en 2017) (c. séc. soc. art. R. 133-14, III).

Omissions et inexactitudes de données – Les omissions et inexactitudes de données dans la déclaration, pour chaque salarié déclaré ou pour les données d’identification de l’employeur, qui ne relèvent pas des cas précités font encourir à l’employeur une pénalité égale à un tiers de celles qu’ils prévoient. Cependant, la pénalité n’est pas applicable si l’employeur régularise dans les 30 jours suivant la transmission de la déclaration portant les données omises ou inexactes (c. séc. soc. art. R. 133-14, III). Cette sanction s’applique aussi en cas de non-respect des normes de déclaration des cotisations URSSAF dans la DSN (c. séc. soc. art. R. 243-16). Celles-ci sont déclarées de manière agrégée en fonction de leur assiette et des exonérations qui s’y appliquent le cas échéant, et selon une nomenclature (le « code type personnel, ou CTP ») qui sera fixée par arrêté à paraître (c. séc. soc. art. R. 243-13). Dans l’attente de la parution de cet arrêté, au plus tard jusqu’au 1.07.017, la nomenclature figurant sur le site internet des URSSAF ou de net-entreprises reste applicable (décret 2016-1567 du 21 novembre 2016, art. 8-XI).

Déclaration effectuée par un autre moyen que la DSN – L’employeur qui n’établit pas ses déclarations par la voie dématérialisée, alors qu’il y est tenu, est passible d’une pénalité de 0,2 % des sommes dont la déclaration a été effectuée par une autre voie (c. séc. soc. art. L. 133-5-5).

Tolérances pour le passage en DSN « phase 3 » – Le GIP net-entreprises a admis un étalement de l’entrée en DSN « phase 3 » dans des cas bien précis pour le début 2017 (voir ci-avant). Au titre de ces tolérances, les entreprises ne subissent pas de pénalités (www.dsn-info.fr) :

Par ailleurs, pour les entreprises ayant eu des difficultés à assurer les paramétrages sur la partie des organismes complémentaires (santé et prévoyance) car les fiches de ces organismes n’étaient pas prêtes ou étaient trop instables, le fait de ne pas associer la partie complémentaire de la DSN sur les premiers mois de l’année 2017 n’a pas constitué pas un motif de pénalité (www.dsn-info.fr). Ces entreprises ont dû continuer à transmettre leurs déclarations auprès de ces organismes selon les modalités antérieures pratiquées (le remplacement de ces formalités doit être assuré une fois les données intégrées dans les DSN « phase 3 »).

En principe, pour la plupart des employeurs, la dernière DADS à souscrire est celle relative à l’année 2016 (échéance 31 janvier 2017).

À partir de 2017, le flux de données transmis dans le cadre de la DSN « phase 3 » remplace toutes les déclarations incluses dans la DADS.

Toutefois, pour que la DSN puisse se substituer à la DADS, il faudra que l’employeur ait réalisé 12 DSN en 2017.

Aussi, concrètement, les entreprises qui n’auront pas déposé de DSN (« phase 3 ») dès le début 2017 devront donc encore réaliser une DADS U en janvier 2018. Ce sera le cas des entreprises déjà en DSN avant 2017 ayant bénéficié des tolérances [pour entrer en DSN « phase 3 » sur les payes de février ou de mars 2017 (février au plus tard pour les entreprises en décalage de la paie)]. Les entreprises qui n’étaient pas entrées en DSN en 2016 et qui devaient basculer directement en DSN « phase 3 » en 2017, ont pu bénéficier d’une tolérance pour le faire entre les payes de janvier et de mars 2017. Si ces entreprises ont réalisé un « rattrapage » des DSN « phase 3 » en retard (pour les premiers mois de 2017), elles pourront être dispensées de DADS U en janvier 2018.

En tout état de cause, de 2017 à 2020 inclus, la DADS restera la « roue de secours » pour toutes les entreprises qui n’ont pas un an d’historique DSN (décret 2016-1567 du 21 novembre 2016, art. 8-V, JO du 23 ; ordonnance 2015-682 du 18 juin 2015, art. 13-III, al. 5, JO du 19). Elle devra être souscrite pour le 31 janvier suivant l’année déclarée. En cas de cession de l’entreprise ou de cessation de l’activité de l’entreprise, la DADS devra être transmise dans un délai de 60 jours à compter du premier jour suivant la date de cession de l’entreprise ou de cessation d’activité de l’entreprise ou de l’un de ses établissements (décret 2016-1567 du 21 novembre 2016, art. 8-V).